Wednesday, 19/9/2018 | 1:39 UTC+0

Sistemas de gestión documental, ¿cómo pueden ayudarte?

gestión documental

Si quieres tener controlados todos los documentos de la empresa es fundamental la gestión documental.

Ventajas de la gestión documental

Si tienes una empresa multinacional que realice diferentes acciones es necesario la gestión de los documentos. Con ella se consiguen los siguientes beneficios:

Búsqueda de la información

Con los sistemas de gestión de documentos podrás efectuar facturas, formularios, información, gestión de la entrada y salida de documentos etc.

Seguridad

Entre las ventajas más importantes está la de la seguridad, hay datos que se necesitan tener a buen resguardo.

Eficiencia

Eliminar parte de la carga de las gerencias maximizando las gestiones de tramites.

Economía

Al usar una intranet para tener acceso a la documentación existente no hace falta imprimir documentos, con el ahorro que ello conlleva. En negocios como los bufetes de abogados es imprescindible tenerlos ordenados, con acceso inmediato y sin tener que estar imprimiendo copias.

Evitar pérdidas de documentos

Un documento en papel es más fácil de perder, pero si están dentro del sistema de gestión estará seguro en el servidor a solo unos clics y al alcance de todo empleado que lo necesite.

También evitarás perdidas de tiempo. Buscar un documento impreso puede ser una odisea, sin embargo tenerlo a mano desde cualquier ordenador es fundamental, evitarás tener a varias personas perdiendo el tiempo buscando documentos.

Te proporcionara un control absoluto sobre los documentos

– Podrás definir que tipos de seguridad tiene cada documento y los permisos que quieras otorgarle a cada uno.

– Controlarás las revisiones y accesos que se realizan a los documentos.

– Integrarás la documentación gestionada como metadatos.

– Podrás montar equipos en la intranet para la colaborar en la gestión de determinados documentos.

– Realizar búsquedas personalizadas por indexación de metadatos.

– Recuperar en electrónico cualquier documento y saber dónde y cómo se encuentran las copias de papel.

– Poder mandar de manera fácil documentos vía Fax, SMS, email, web etc.

– Poner procesos automáticos a los documentos, por ejemplo, limitar el acceso a una factura haciendo que se deba aceptar en un determinado período de tiempo.

– Al no necesitar copias de los documentos que mandas, ahorrarás tiempo y dinero en impresiones.

– Tu empresa será más ecológica, no usaras papel, ni tintas que perjudican la salud.

– Te liberarás de las montañas de papeles, ahorrando tiempo, dinero y mucho espacio en tus oficinas.

Estamos viviendo en los últimos años un aumento de documentos, de los cuales la mayoría nacen ya en formato electrónico y no tener controlado estos datos puede sumir en el caos a una empresa. Todavía se encuentran empresas que no están actualizadas y no cuentan con un sistema de gestión de documentos.

Seguiremos por unos años más con un sistema mixto de documentación en papel y en electrónico, pero es de esperar que todo migre a digital, por esa razón se debe estar preparado y contar con la gestión adecuada de los documentos ahora y así hacer la transición más fácil cuando ya no se emitan documentos en papel

Ahora ya sabes cuanto ganarás al tener una gestión documental, no solo reducirás costes, también serás más eficiente.

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